Przeprowadzka całej firmy? No tak, brzmi jak pomysł na idealny koszmar każdego szefa. Wyobraź sobie: dziesiątki ludzi, tysiące rzeczy do spakowania, komputery, drukarki, kawa w ekspresie jeszcze ciepła, a Ty masz to wszystko przenieść 20 kilometrów dalej. I oczywiście wszyscy nadal mają normalnie pracować.
Spis treści
Dobre wieści? Da się to zrobić bez końca świata. Złe? Będzie Cię to kosztować trochę nerwów, ale przynajmniej wiesz o tym wcześniej.
Dlaczego wszyscy mówią o planowaniu z wyprzedzeniem?
Bo to nie jest przeprowadzka z mieszkania, gdzie najgorsze co może się stać to zgubienie kubka ulubionej kawy. Tu chodzi o biznes. Klienci nie będą czekać, bo „przecież się przeprowadzacie”. Faktury muszą być wystawiane, telefony odbierane, a umowy podpisywane.
Trzy miesiące to minimum. Poważnie. Potrzebujesz tego czasu, żeby ogarnąć wszystkie urzędy – a tych jest więcej niż myślisz. KRS, ZUS, urząd skarbowy, sanepid jeśli prowadzisz gastronomię, różne pozwolenia jeśli masz warsztat. To nie jest tak, że wypełniasz jeden formularz przez internet i masz z głowy.
Plus musisz powiedzieć klientom. Niektórzy będą niezadowoleni, zwłaszcza jeśli nowa lokalizacja jest dla nich mniej wygodna. Lepiej dać im czas na przyzwyczajenie się do myśli, niż zaskoczyć na tydzień przed przeprowadzką.
Co może pójść nie tak z komputerami i internetem?
Wszystko. Dosłownie wszystko.
Nie ma nic gorszego niż pierwszy dzień w nowym biurze, gdy połowa komputerów nie chce się uruchomić, internet ledwo zipie, a telefony milczą jak zaklęte. A księgowość ma właśnie zamknąć miesiąc i wysłać faktury do największego klienta.
Najlepiej będzie, jak znajdziesz kogoś od IT już na początku planowania. Nie swojego kumpla, który „zna się na komputerach”, tylko prawdziwego specjalistę. Ten facet przyjdzie, popatrzy na Twoje kable, pokręci głową i powie, co trzeba zrobić, żeby w nowym miejscu wszystko działało od razu.
Czasami warto przeprowadzić się w weekend albo dać ludziom dzień wolny na „techniczne”. Lepsze to niż tydzień kombinowania, dlaczego system księgowy nie widzi drukarki z drugiego piętra.
Jak powiedzieć ludziom, żeby nie narzekali?
Nie powiesz. Będą narzekać. To normalne.
Część będzie marudzić, że nowe miejsce jest dalej od domu. Inni, że nie ma tej fajnej pizzerii za rogiem. Jeszcze inni, że okna wychodzą na północ, a nie na południe jak dotychczas. Ludzie nie lubią zmian, koniec kropka.
Ale możesz zrobić kilka rzeczy, żeby było mniej narzekania. Po pierwsze – nie ukrywaj informacji. Jak już wiesz gdzie się przeprowadzacie, powiedz od razu. Ludzie bardziej się denerwują przez niepewność niż przez same zmiany.
Po drugie – pokaż im to nowe miejsce wcześniej. Niekoniecznie oficjalne zwiedzanie z prezentacją w PowerPoincie. Po prostu zaproś chętnych, żeby przyszli i zobaczyli. Większość się uspokoi, jak zobaczy, że to nie jest piwnica bez okien.
A po trzecie – przygotuj się na pytania. Gdzie będzie można parkować? Czy da się dojechać komunikacją? Czy będzie miejsce na lunch? Podstawowe rzeczy, ale ważne dla ludzi.
Czego nie wiesz o pakowaniu biura?
Kartony to nie wszystko. Wiesz, co jest najgorsze przy przeprowadzce biura? Te wszystkie drobne rzeczy, które normalnie nie zauważasz. Spinacze, gumki, kawałki papieru z ważnymi numerami telefonów, kable od nie wiadomo czego, but pod biurkiem sekretarki.
Najprostszy sposób to oznaczanie kolorami. Każdy dział dostaje swój kolor naklejek i wszystko, co należy do nich, dostaje taką naklejkę. Niebieski to księgowość, czerwony to marketing, żółty to sprzedaż. Prosto, szybko, a przy rozpakowywaniu od razu wiesz, co gdzie iść.
I rób zdjęcia wszystkiego, co ma kable. Serio. Jak wygląda Twoje biurko z tyłu? A serwer? A centrala telefoniczna? Zrób zdjęcie przed rozłączeniem.
I jeszcze jedno – przygotuj paczkę z najpotrzebniejszymi rzeczami na pierwszy dzień. Kawa, cukier, papier do drukarki, tusz, podstawowe narzędzia, taśma klejąca. I listy kontaktów na wypadek, gdyby coś nie działało.
Przeprowadzka całej firmy to stres, nie oszukujmy się. Ale da się to zrobić bez dramatu, jeśli zaplanuje się wszystko z wyprzedzeniem i nie próbuje oszczędzać na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie. A jak już będziecie w nowym miejscu i wszystko będzie działać, to nawet będziecie zadowoleni z siebie.
